Che cos'è
“Libri digitali” è il servizio delle Camere di Commercio sviluppato da Infocamere che consente alle imprese una gestione e conservazione digitale dei libri d’impresa (libri sociali e contabili), sostituendo la tradizionale modalità cartacee di tenuta, vidimazione, archiviazione e conservazione a norma dei libri.
A cosa serve
La piattaforma, pensata per essere sempre accessibile dalle società e dai loro intermediari, permette di risparmiare tempo e risorse, sfruttando i vantaggi del mondo digitale. Potrai archiviare i tuoi libri sociali e contabili, consultarli, conservarli a norma ed esibirli tutto da pc, smartphone e tablet.
Libretto delle istruzioni
Cosa sono i libri digitali
I “libri digitali” (o porzioni di essi) sono documenti informatici in formato PDF/A firmati digitalmente (PAdES - PDF Advanced Electronic Signatures) dal legale rappresentante dell’impresa o da un suo delegato e come tali vengono conservati a norma.
Al caricamento di ogni documento, in automatico, viene apposta una marca temporale che, come previsto dai dettami, attesta la “consecutio” temporale.
Come attivare il servizio
Per poter accedere al servizio è necessario effettuare una registrazione della propria impresa (o dell’impresa per la quale si è delegati) al portale ed eseguire il login tramite identità digitale (SPID, CNS), in questo modo tutte le informazioni saranno attinte direttamente dal registro delle imprese. A questo punto ti basterà selezionare l’impresa in cui risulti rappresentante legale o indicare il codice fiscale dell’impresa per la quale operi come delegato.
Una volta inseriti tutti i dati il sistema provvederà a generare il contratto (un PDF precompilato con i dati dell’impresa) che dovrà essere scaricato, firmato digitalmente dal rappresentante dell’impresa e reinserito nel sistema esclusivamente in formato PDF.p7m.
Il sistema genererà un messaggio di invio avvenuto con successo e contestualmente un’email di avvenuta registrazione. A questo punto si potrà accedere a “Libri digitali” attraverso la propria identità digitale e proseguire con l’utilizzo dell’applicativo.
Cosa puoi fare con “Libri digitali”
Il servizio “Libri digitali” consente di:
- conservare a norma i libri e i registri in formato elettronico con la possibilità di ricerca, visualizzazione ed esibizione dei documenti inseriti;
- consultare i fascicoli;
- utilizzare sistemi di pagamento elettronico per il versamento degli oneri connessi al servizio nonché degli altri oneri dovuti, quali la tassa di concessione governativa e l'imposta di bollo. Gli oneri, previsti a favore della Camera di Commercio territorialmente competente, dovranno essere versati esclusivamente tramite la piattaforma PagoPA;
- affidare, in totale sicurezza, la conservazione dei libri aziendali alla Camera di Commercio (che non ha alcun accesso al contenuto dei libri) territorialmente competente;
- disporre di funzionalità specifiche per generare utenze collegate alla principale, con le quali delegare ai collaboratori dell'azienda l'utilizzo del servizio.
Conservazione
I libri sono affidati alla Camera di Commercio dove ha sede la tua impresa e vengono conservati nel rispetto delle regole definite nel CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale) e delle altre normative di settore da un soggetto accreditato (circolare AgID n. 65 del 10 aprile 2014) senza limiti di spazio disco né di numero massimo di libri.
Il canone annuale per la conservazione per ciascuna impresa previsto dalla Camera di Commercio territorialmente competente può essere versato esclusivamente tramite la piattaforma pagoPA.
Libri esclusi dal servizio
Sono attualmente esclusi dal servizio i formulari di identificazione trasporto rifiuti e i registri di carico e scarico dei rifiuti i quali continueranno a essere bollati su carta. I formulari di identificazione trasporto rifiuti possono essere vidimati digitalmente da imprese e enti pubblici attraverso la piattaforma Vi.Vi.Fir. Il servizio non prevede il pagamento di diritti di segreteria ed è accessibile attraverso SPID, CNS e carta d'identità elettronica.
Come caricare i libri
Per caricare i libri devi:
- accedere al portale e accreditarti tramite identità digitale.
- Dall’homepage selezionare la voce “Gestione libri” e successivamente “Apri fascicolo libri”.
- Guidato dal sistema attraverso la schermata per la creazione del libro, devi indicare: categoria, la tipologia, una breve descrizione e il periodo di imposta.
- Il sistema ordina tutti i tuoi libri in modo automatico secondo una struttura ad albero. Accanto a ciascun libro trovi una serie di icone che consentono rapidamente una serie di operazioni: inserire un documento, eseguire la ricerca nel libro oppure accedere alle informazioni di dettaglio del libro.
Come ricercare i libri
Il sistema consente di ricercare in ogni momento fascicoli, libri o documenti. Per farlo ti basterà accedere al portale tramite identità digitale. La ricerca di un libro avviene dall’homepage selezionando la voce di menù “gestione libri” e poi la voce “ricerca libri”. Da qui ti basterà compilare il form con le informazioni di ricerca. Il risultato sarà una tabella con l’elenco dei libri trovati dove saranno indicati i principali riferimenti (data di apertura, descrizione, categoria, tipologia, periodo di imposta). Potrai, inoltre, applicare ulteriori filtri per personalizzare la lettura della tabella.
Vantaggi
Il servizio “Libri digitali” fornisce alle imprese o ai loro intermediari gli strumenti necessari per favorire il processo d’informatizzazione e digitalizzazione della tenuta dei libri e dei registri contabili. I principali vantaggi sono:
- riduzione dei costi di gestione. La gestione digitale ridurrà progressivamente e drasticamente l’uso della carta e quindi una riduzione di risorse per le imprese;
- iter semplificato. I libri d’impresa gestiti digitalmente saranno facilmente e velocemente reperibili;
- garanzia. I libri gestiti digitalmente e conservati a norma garantiscono l’immodificabilità delle scritture nel tempo;
- disponibilità immediata dei contenuti. In un unico portale è possibile ritrovare tutti i propri documenti, senza più limiti di spazio e di tempo.
